Disfunctioneren en dossieropbouw: waarom een verbetertraject geen formaliteit is
In een recente uitspraak van de rechtbank Noord-Holland (ECLI:NL:RBNHO:2025:13255) wordt opnieuw duidelijk hoe belangrijk het is om tijdig en zorgvuldig te handelen bij onvoldoende functioneren van een werknemer. De rechter wijst een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst af, niet omdat er niets speelde, maar omdat de werkgever zijn dossier onvoldoende op orde had.
De kern van de zaak
De werkgever stelde dat de werknemer onvoldoende functioneerde. Er waren gesprekken gevoerd en er was zelfs mediation ingezet. Uiteindelijk verzocht de werkgever de kantonrechter om ontbinding van de arbeidsovereenkomst.
De rechter oordeelde echter dat de kern van het probleem lag bij disfunctioneren en niet bij een verstoorde arbeidsrelatie. En bij disfunctioneren geldt een duidelijke juridische lijn: de werkgever moet de werknemer tijdig, concreet en aantoonbaar in de gelegenheid stellen om het functioneren te verbeteren.
Mediation is geen vervanging van een verbetertraject
In deze zaak werd mediation ingezet in een poging om de situatie te verbeteren. De rechter is daar helder over: mediation kan waardevol zijn, maar mediation vervangt geen verbetertraject.
Een verbetertraject vraagt om:
- duidelijke benoeming van wat onvoldoende gaat,
- concrete verbeterpunten,
- heldere doelen en termijnen,
- actieve begeleiding door de werkgever,
- en zorgvuldige vastlegging in het dossier.
In deze zaak ontbraken die elementen. De verantwoordelijkheid voor verbetering lag te veel bij de werknemer zelf, zonder dat de werkgever voldoende structuur en begeleiding bood.
Dossieropbouw vraagt om regie
De uitspraak laat zien dat dossieropbouw meer is dan het vastleggen van gesprekken achteraf. Het gaat om regie houden: weten waar je staat, welke stappen zijn gezet en welke stappen nog nodig zijn.
Zonder die regie ontbreekt niet alleen de juridische basis voor ontbinding, maar ontstaat ook onduidelijkheid voor de werknemer. Dat werkt frictie in de hand en vergroot de kans op escalatie.
Praktische les voor werkgevers en HR
Deze uitspraak onderstreept dat het bij disfunctioneren essentieel is om:
- tijdig te starten met een verbetertraject,
- concreet te zijn in verwachtingen,
- begeleiding actief vorm te geven,
- en structureel vast te leggen wat wordt afgesproken en gedaan.
Dat vraagt aandacht, zorgvuldigheid en een duidelijke structuur. Niet alleen vanuit juridisch perspectief, maar ook in het belang van een zuivere arbeidsrelatie.
Meer verdieping
In de Masterclass Grip op dossieropbouw wordt uitgebreid stilgestaan bij dit soort situaties. Aan de hand van praktijkvoorbeelden en met behulp van de ZUIVER-Methode wordt inzichtelijk gemaakt hoe dossieropbouw, verbetertrajecten en gespreksvoering samenkomen in de dagelijkse HR-praktijk.