Aanzeggen per email, volstaat dit?
De wettelijke aanzegverplichting bestaat nu toch geruime tijd, maar het blijft toch wel onderwerp van gesprek. Wanneer aanzeggen? Al bij aanvang dienstverband of toch 1 maand voor het eindigen van rechtswege? En hoe schriftelijk aan te zeggen? Per aangetekende of reguliere post of per email? Ook recent kreeg de kantonrechter van de rechtbank Rotterdam weer een casus voorgelegd over het al dan niet tijdig schriftelijk aangezegd hebben.
Wat was er in deze casus aan de hand?
De werknemer in kwestie stelt dat zijn werkgever niet schriftelijk heeft aangezegd dat zijn arbeidsovereenkomst van rechtswege zou eindigen op 1 april 2017 en vordert de aanzegboete van 1 maandloon. Werkgever daarentegen stelt en onderbouwt met behulp van IT-gegevens over wanneer de betreffende email de server van werkgever heeft verlaten, dat zij op 24 februari 2017 schriftelijk per email heeft aangezegd dat de arbeidsovereenkomst van rechtswege zou eindigen.
De vraag in deze is of de betwisting van werknemer dat hij de betreffende email van 24 februari 2017 niet heeft ontvangen standhoudt en dat de (enkele) betwisting voldoende is om werkgever te veroordelen tot het betalen van de aanzegboete.
Het oordeel
De kantonrechter was helder in zijn uitspraak: de enkele ontkenning van werknemer dat hij de e-mail met daarin de aanzegging niet ontvangen heeft volstaat niet. Als een e-mail, ondanks alle aanwijzingen die op het tegendeel wijzen, niet aankomt bij de geadresseerde, moet hier een verklaring voor zijn. Er had van werknemer, ter onderbouwing van zijn stelling dat hij de e-mail niet ontvangen heeft, verwacht mogen worden dat hij uitgelegd had hoe het kan dat de e-mail niet in zijn ‘inbox’ terecht is gekomen.
Als het regelmatig voorkomt dat e-mails niet aankomen, wat werknemer naar voren heeft gebracht, had hij dit met andere (eventueel technische) informatie hierover moeten onderbouwen. Dit heeft hij nagelaten. Werknemer stelt enkel dat hij de email niet heeft ontvangen. Omdat hij alle andere emailberichten die werkgever hem in de loop van de tijd heeft gestuurd, wel heeft gekregen, is deze stelling te mager om ervan uit te kunnen gaan dat hij de betreffende email met van 24 februari 2017 niet gekregen heeft.
De kantonrechter wijst derhalve het verzoek tot veroordeling van werkgever tot betalen van de aanzegboete af.
Advies
Belangrijk is en blijft dat werkgever kan bewijzen dat de werknemer zijn correspondentie, in dit geval de schriftelijke aanzegging, ontvangt. Corresponderen per email gebeurt met grote regelmaat en past uiteraard ook volledige in deze (digitale) tijd. Ons advies is om werknemer zelf zijn privé emailadres kenbaar te laten maken, bijvoorbeeld bij de indiensttreding. Een ander moment zou kunnen zijn wanneer je een gesprek schriftelijk wilt bevestigen (bijvoorbeeld na een beoordelingsgesprek of in het kader van de start van een verbetertraject) en je werknemer aangeeft dat je dit per email aan hem wilt bevestigen. Bij twijfel over de juistheid van het adres – ‘niet inhalen’- en de schriftelijk aanzegging per aangetekende post verzenden.