De identiteit van uw werknemer controleren is een must!
Als werkgever neemt u personeel aan, op basis van bepaalde dan wel onbepaalde tijd of u huurt/leent personeel flexibel in.
In alle situatie geldt dat u de identiteit van de betreffende werknemer(/uitzendkracht/payrollwerknemer) moet controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Uiteraard geldt dit ook voor de buitenlandse arbeidskrachten, alsmede daarnaast ook voor stagiairs.
Bij deze (identiteits)controle is het van belang te weten dat een rijbewijs geen geldig identiteitsdocument is om bij het begin van de arbeidsrelatie de identiteit van de betreffende werknemer vast te stellen. Op het rijbewijs staat namelijk niets over de nationaliteit en verblijfsstatus van deze werknemer.
De identificatieplicht uit drie onderdelen:
- Verificatieplicht
Het identiteitsbewijs van de betreffende werknemer moet gecontroleerd worden op op echtheid en geldigheid op het moment dat hij/zij in dienst treedt.
- Bewaarplicht
De werkgever moet zelf een kopie maken van het identiteitsbewijs van de werknemer die hij in dienst neemt en deze kopie (bij voorkeur met daarop een handtekening van de betreffende werknemer) in zijn administratie bewaren.
- Zorgplicht
De werkgever moet ervoor zorgen dat alle werknemers die voor hem werken, dus zowel de eigen werknemers als de inleenkrachten, op het werk altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen.
Op initiatief van het ministerie van SZW en in samenwerking met de SVB, UWV en gemeenten is er een stappenplan gemaakt voor de vaststelling van de identiteit van de werknemer.
Buitenlandse werknemer
Op het moment dat u een buitenlandse werknemer, een zogenoemde vreemdeling in dienst wilt nemen, dan wel voor u wilt laten werken dan dient u zich te houden aan de Wet arbeid vreemdelingen (Wav).
Werken in Nederland is vrij toegestaan voor personen met de Nederlandse nationaliteit of de nationaliteit van één van de landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Voor deze landen geldt vrij verkeer van werknemers, met uitzondering van Kroatië.
Personen met een andere nationaliteit mogen alleen in Nederland werken als:
- ze beschikken over een geldig verblijfsdocument met daarop de aantekening ‘Arbeid is vrij toegestaan. Tewerkstellingsvergunning (TWV) niet vereist.';
- ze beschikken over een geldig paspoort met een officiële sticker van de IND, met daarop de aantekening ‘Arbeid is vrij toegestaan. TWV niet vereist.';
- de werkgever voor deze vreemdeling beschikt over een geldige tewerktellingsvergunning.
Wilt u de identiteit van uw (potentieel) nieuwe werknemer vaststellen, bekijkt u dan eerst dit filmpje.
U moet als werkgever, via geldige identiteitsbewijzen, van alle werknemers die voor u werken de identiteit controleren, zowel de Nederlandse als de buitenlandse.
Door u moet dus onder meer de echtheid van het document en de nationaliteit vastgesteld worden en u moet bepalen of de vreemdeling vrij in Nederland mag werken. Als dit niet mag en u wilt deze werknemer toch voor u laten werken, dat moet u als werkgever een tewerkstellingsvergunning aanvragen bij UWV WERKbedrijf.
Laat u zich alsdan tijdig informeren en adviseren.
Wij vertrouwen er op met deze blog u nadere informatie en hulpmiddelen te hebben gegeven. Wij hopen dat u in ieder geval bewust bent van de noodzaak van de (identiteits)controle en u zo onnodige (hoge) boetes voorkomt.