Opvallend declaratiegedrag van werknemer, rechercheonderzoek wordt ingezet.
Wat te doen op het moment dat u als werkgever constateert dat er structureel afwijkingen, dan wel onregelmatigheden zijn in het declaratiegedrag van een werknemer? Is nader onderzoek vereist en kan de uitkomst dan ook leiden tot een ontslag( op staande voet)? Onlangs heeft de kantonrechter te Heerlen zich over een dergelijke arbeidssituatie uitgelaten.
Afwijkend declaratiegedrag; de casus
In deze zaak ging het om een werknemer die sinds 1983 bij de werkgever in dienst was in de functie van Sales manager. In mei 2010 had de werknemer geconstateerd dat er een volgsysteem in zijn auto was geplaatst. De werknemer had hiertegen bezwaar gemaakt, waarna het volgsysteem werd gedemonteerd. Vervolgens had de werkgever in september 2010 de werknemer verteld dat er onregelmatigheden waren ontdekt in de bezoekrapporten en de kilometerregistratie van de werknemer. De werknemer kon deze onregelmatigheden toen niet verklaren. Vervolgens had de werkgever ongeveer een jaar later, in augustus 2011, een recherchebureau de opdracht gegeven voor het gedurende een periode van drie maanden observeren van de werknemer. Uit het onderzoeksrapport bleek dat er afwijkingen waren in acht declaraties van de werknemer. De werknemer werd op staande voet ontslagen, waarna hij een beroep deed op de vernietigbaarheid van het ontslag. In kort geding vorderde de werknemer toelating tot het werk, rectificatie van een door de werkgever verspreid bericht over het ontslag en betaling van het loon. De werknemer stelde zich op het standpunt dat het onderzoeksrapport buiten beschouwing moest worden gelaten in verband met een ernstige inbreuk op zijn privacy.
Oordeel kantonrechter
De kantonrechter oordeelde dat de werkgever mocht onderzoeken of de werknemer de regels naleefde. De werkgever had de werknemer immers diverse malen aangesproken op zijn wijze van rapporteren, zodat er voor de werkgever een reden was om zich van de juistheid van de door de werknemer ingediende declaraties te vergewissen en zo nodig een onderzoek in te stellen. Echter, volgens de kantonrechter is het doen controleren van een werknemer buiten zijn medeweten door een recherchebureau alleen aanvaardbaar wanneer er sprake is van zeer bijzondere omstandigheden waarin tegen een werknemer ernstige verdenkingen zijn gerezen en een onderzoek buiten de werknemer om noodzakelijk is. Van zulke omstandigheden was, aldus de kantonrechter, niets gebleken. Verder overwoog de kantonrechter dat de inbreuk op de belangen van de werknemer niet onevenredig mag zijn in verhouding tot het met het onderzoek te dienen doel (proportionaliteit) en dit doel niet op minder ingrijpende wijze kan worden verwezenlijkt (subsidiariteit). In de zaak van de Sales manager was het onderzoek ingesteld om een beeld te krijgen van de rechtmatigheid van declaraties, wat, aldus de kantonrechter, onevenredig en opgepast was. De werkgever had, aldus de kantonrechter, eerst een gesprek met de werknemer moeten voeren. In dat gesprek had dan kunnen worden bezien of de door de werknemer ingediende declaraties juist waren. De kantonrechter concludeerde dan ook dat het onderzoek niet zorgvuldig was geweest en wees de loonvordering toe. Ten aanzien van de gevorderde toelating tot werk en rectificatie oordeelde de kantonrechter dat er sprake was van een dermate grote vertrouwensbreuk tussen partijen dat een terugkeer van de werknemer (voorlopig) uitgesloten was.
Het instellen van een onderzoek is één van de onderdelen die een ontslag op staande voet gerechtvaardigd maken. Echter speelt ook hoor en wederhoor, onverwijldheid en de bewijskracht een zeer grote rol. Zuiver Arbeidsrecht kan u hierin adviseren. Het is namelijk ook niet vanzelfsprekend dat een ontslag gerechtvaardigd is enkel omdat de werknemer de fraude heeft bekend. Zo blijkt uit een uitspraak van de rechtbank Amsterdam dat de werknemer na een gesprek van een kwartier met daarin een gedane schriftelijke bekentenis plus schuldterugbetaling, de vordering van de werkgever op dit bedrag werd afgewezen, omdat de werkgever de werknemer had dienen te informeren over de juridische gevolgen van het ondertekenen van een schuldbekentenis.
Hoe nu te handelen?
Geconcludeerd kan worden dat een ontslag wegens fraude door een werknemer, zelfs in het geval dat de werknemer de fraude heeft bekend, lastig is. Voorzichtigheid en tegelijk voortvarend handelen zijn geboden. Het hangt van de omstandigheden af of een eigen intern onderzoek, een onderzoek door een recherchebureau of forensisch accountant of een justitieel onderzoek de juiste wijze van handelen is.
Tevens is het advies om het beginsel van hoor en wederhoor immer toe te passen, zodat mogelijke tunnelvisie voorkomen kan worden. Zuiver Arbeidsrecht kan u voorzien van een te volgen stappenplan, juridisch afgebakende kaders waarin gehandeld dient te worden en eventuele verdere procesgangen.
U bent er uiteraard gebaat bij om de hele rompslomp van mogelijke frauduleuze activiteiten te voorkomen. Vehof Budgetcoaching kan u en uw werknemer begeleiden, zodat een wanhoopsdaad die u als werkgever direct raakt, kan worden voorkomen. Ziet u daarvoor ook onze blog: “Fraude door een werknemer, beter voorkomen dan genezen!”
Zoals u van ons gewend bent staan wij u graag terzijde.
Bekijk het nieuwsoverzicht