De privacy van uw zieke werknemer.


Foto bij De privacy van uw zieke werknemer.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft vorig jaar de (nieuwe) beleidsregels ‘De zieke werknemer’ gepubliceerd. Tijdens onze laatste kennissessie waarin privacy van de werknemer centraal stond is ons gebleken dat er toch nog wel wat onduidelijkheid bestaat over dit onderwerp. Met name de praktische uitvoering blijkt een probleem te zijn.

De beleidsregels ‘De zieke werknemer’ zijn op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens te raadplegen, evenals haar aanvullende gegevens wat betreft de do’s en don’ts.

Dat we absolute voorzichtigheid moeten betrachten daar waar het ziet op de (verwerking van de) persoonlijke gegevens van onze werknemers staat boven kijf en ons blijkt ook uit de praktijk dat werkgevers hierin ook correct (willen) handelen. Maar ons is ook gebleken dat de regels zoals door de Autoriteit opgesteld in de praktijk niet direct bijdragen aan een goede en adequate verzuimbegeleiding en dat werkgevers daardoor in een spagaat lijken te komen.

Wij willen graag stilstaan bij het volgende, één van de knelpunten in de beleidsregels.
De Autoriteit bepaald dat de werkgever niet alleen niet mag vragen naar de aard en/of de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid, maar de werkgever mag ook niet (meer) vragen naar de mogelijkheden en de beperkingen van de werknemer. Dit levert met name een direct probleem op bij kortdurend verzuim. Immers dit is de periode van verzuim waarin de bedrijfsarts vaak (nog) geen rol speelt.

De werkgever moet op grond van zijn re-integratieverplichting (artikel 7:658a BW) aanwijzingen verstrekken die de inzet van de werknemer in eigen of passend werk mogelijk maken. Alleen hoe kan hij aanwijzingen geven indien hij aan werknemer niet mag vragen naar zijn/haar mogelijkheden en beperkingen?
De huidige beleidsregels verplichten hierdoor de werkgever om de bedrijfsarts al (veel) eerder te moeten inzetten/raadplegen om vervolgens de vervolgstap in de re-integratie / verzuimbegeleiding te kunnen zetten. Dit is ons inziens niet wenselijk, doch blijkens de beleidsregels wel de nieuwe realiteit.

In de dagelijkse praktijk, daar waar de arbeidsrelatie goed is zien we (gelukkig) dat de werknemer vaak uit zichzelf vertelt wat hem/haar mankeert en waar de (arbeids)mogelijkheden liggen. In de regel komen werkgever en werknemer dan vaak samen tot re-integratie en daarmee werkhervatting. Belangrijk is dan wel dat de werkgever de informatie die zij van zijn/haar werknemer krijgt inzake aard en/of de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid en zijn/haar mogelijkheden en beperkingen niet verwerkt in het verzuimdossier. Noteert/registreert werkgever deze informatie toch, dan handelt zij in strijd met de beleidsregels en loopt zij het risico gesanctioneerd te worden door de Autoriteit.

Dan ook nog kort uw aandacht voor het verzuimsysteem.
Zoals reeds bovenstaand aangegeven mag de werkgever géén gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte van haar arbeidsongeschikte werknemers verwerken. Dit is dan ook de reden dat de Autoriteit heeft bepaald dat een bedrijfsarts of arbodienst de medische dossiers van werknemers niet mag opslaan in een verzuimsysteem dat de werkgever zelf gebruikt én beheert.

Betekent dit dan dat er in twee verschillende systemen gegevens behorend tot hetzelfde verzuimdossier opgeslagen moeten worden? Nee, dat niet. De werkgever mag de bedrijfsarts wél vragen de medische dossiers van haar zieke werknemers op te slaan in een extern beheerd verzuimsysteem dat zij zelf ook gebruikt. Belangrijk is alsdan wel dat de bedrijfsarts of arbodienst een bewerkersovereenkomst sluit met de beheerder van het verzuimsysteem. Daar moet onder meer in staan dat alleen de bedrijfsarts/arbodienst toegang krijgt tot de medische dossiers. En dat deze zich bij toegang via internet met zogeheten meerfactorauthenticatie moet identificeren.

Binnenkort houden we weer de eerste kennissessie van dit jaar en zal naast de actualiteiten in het arbeidsrecht ook aandacht zijn voor verzuim en de privacyperikelen.
Houdt onze website en social media in de gaten voor de uitnodiging.

Mocht u vragen hebben dan staan we uiteraard tot uw beschikking.

Bekijk het nieuwsoverzicht